Politíca de tratamiento de datos personales


Aviación y tecnología BD S.A.S

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1. OBJETIVO

AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD S.A.S., en el desarrollo de sus actividades comerciales, ha diseñado su política para el tratamiento de los datos personales, la cual refleja los principios y reglas establecidas en el Régimen General de Protección de Datos Personales con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los titulares de información personal. Está política, ha sido elaborada con el fin de acogernos bajo parámetros de autorregulación a un proceso integral para todas las interacciones que tengamos con nuestros colaboradores, respecto del tratamiento de datos personales que respete todos los derechos y garantías en cuanto a privacidad de los titulares sobre los que tratamos datos personales. Fue la Constitución de Colombia la que en su Artículo 15 ha erigido como derecho constitucional la protección de sus datos personales. Así mismo, mediante la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014 – Hoy contenidos en los capítulos 25 y 26 del Decreto único 1074 de 2015 del sector Comercio, Industria y Turismo, se desarrollaron el marco general de protección de datos en Colombia.

2. APLICABILIDAD

AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD S.A.S. es una compañía colombiana que realiza servicios aeronáuticos para las marcas más representativas de aviones y helicópteros presentes en América latina, en búsqueda de contribuir al sector aeronáutico del país y a la innovación mediante el uso de las últimas herramientas tecnológicas.

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los empleados de AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD S.A.S., los contratistas y terceros que obran en nombre de AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD S.A.S. todos los empleados de AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD S.A.S. deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones. En los casos en que no exista vínculo laboral se deberá incluir una cláusula contractual para que todos, quienes obren en nombre de AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD S.A.S. o lo representen, se obliguen a cumplir estas políticas. El incumplimiento de las mismas originará sanciones de tipo laboral o responsabilidad contractual según el caso. Lo anterior, sin perjuicio del deber de responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que cause a los titulares de los datos o a AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD S.A.S. por el incumplimiento de estas políticas o el indebido tratamiento de datos personales.

3. Datos de identificación

AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD SAS; NIT 900637638-8; Datos de contacto. Tels: 3005561865 – 3002161314; sitio web: www.aviacionytecnologiabd.com; e-mail: contacto@aviacionytecnologiabd.com

4. GLOSARIO

Autorización: Se refiere a la expresión del consentimiento previo, expreso e informado del titular para que AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD S.A.S., o sus Encargados lleven a cabo el tratamiento de los datos Personales del titular.

Aviso de Privacidad: Se trata del documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD S.A.S., que ha sido puesto a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales, el cual comunica al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de datos personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos Personales.

Base de Datos: Consisten en un conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento, e incluye archivos físicos y electrónicos. Las bases de datos de propiedad de AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD S.A.S., se detallan en la sección VI de la presente política.

Dato Personal: Según la ley 1581 de 2012, es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Público: Dato Personal calificado como público por la ley o la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público.

Dato Sensible: Dato personal cuyo uso afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Oficial de protección de datos: Es la persona dentro de AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD S.A.S., que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la política de protección de datos personales, bajo la orientación y lineamientos de la Junta Directiva, que es el órgano de dirección que debe designar al Oficial de Protección de Datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales que realicen AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD S.A.S., o los encargados del tratamiento por cuenta de AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD S.A.S., tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: Consiste en el envío de los datos personales a un receptor que, a su vez, es responsable del tratamiento en los términos de la Ley 1581 de 2012.

Transmisión: Es la comunicación de los datos personales dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con la finalidad de la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta de AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD S.A.S.

5. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

5.1. TRATAMIENTO AL QUE SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES

Los datos personales de clientes, proveedores, contratistas, empleados, ex empleados, que en adelante se recojan o que se encuentren en nuestras bases de datos serán tratados con las siguientes finalidades:

Clientes: AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD S.A.S., usará la información que suministre para: 1. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD S.A.S., en especial trámites administrativos de creación, inscripción financiera y giro, respecto de cualquiera de los productos ofrecidos por ella que haya o no adquirido o, respecto de cualquier relación contractual subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales o administrativas; 2. gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), realizar análisis de riesgo, efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de la empresa, así como sus aliados comerciales; 3. Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual la empresa posea un vínculo contractual de cualquier índole. 4. Dar a conocer, transferir y/o transmitir los datos personales de los titulares dentro y fuera del país, a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera, para la presentación de los servicios respectivos o en virtud de acuerdos o alianzas comerciales. 5. Realizar a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, programación y prestación de servicio técnico, venta, compra, facturación, gestión de cartera, seguimiento al desempeño del producto, recaudo, inteligencia de negocios, actividades de mercadeo, promoción o publicidad, mejoramiento del servicio, seguimiento al recaudo, verificación, consulta y control, habilitación de medios de pago así como cualquier otra relacionada con nuestros productos y servicios actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y del objeto social de la empresa. 6. Para el envío y recepción de mercancías o material publicitario de acuerdo a los requerimientos de las funciones demandadas y sostenibilidad de los negocios de la compañía. 7. Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades.

Proveedores, contratistas: AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD S.A.S., usará la información que suministre para: 1. realizar análisis, evaluaciones y selección de proveedores y/o contratistas potenciales. Comunicación de nuestras políticas y procedimientos para la vinculación de proveedores. 2. Análisis de información sobre calidad y niveles de servicio recibidos de los proveedores. 3. Cumplimiento legal en materia fiscal, de aduanas y comercial con entidades administrativas y judiciales. 4. Iniciar acuerdos de negocio para adquirir bienes o servicios. 5. Control y pagos por los bienes y servicios recibidos. Labores de monitoreo, control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores. 6. Consultas, auditorías y revisiones derivadas de los acuerdos con los proveedores y/o contratistas. 7.Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades.

Empleados, ex empleados y aspirantes a vacantes laborales: La información recolectada es utilizada para realizar un proceso de análisis, evaluación y selección del personal a laborar en la compañía. En casos específicos, se requerirán los datos familiares, para gestiones ante cajas de compensación y afiliaciones al sistema general de salud. Los datos recogidos de los empleados tienen como finalidad desarrollar las relaciones laborales que existan con éstos; entre ellas, hacerles partícipes de las actividades que se brinde al interior de AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD S.A.S. En particular las finalidades serán: 1. Evaluar las condiciones de empleabilidad, suficiencia y pertinencia para determinado cargo. 2. Realizar estudios de seguridad (visitas domiciliarias, exámenes médicos de ingreso y salida, referenciaciones y otros). 3. Dar cumplimiento de las obligaciones contraídas por la empresa con los empleados titulares de la información, con relación a pago de salarios, prestaciones sociales y demás consagradas en el contrato de trabajo. 4. Informar las modificaciones que se presenten en desarrollo del contrato de trabajo. 5. Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por el empleado. 6. Realizar estudios internos sobre los hábitos del empleado titular de la información para programas de bienestar corporativo. En virtud de lo anterior, el empleado(a), autoriza a AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD S.A.S. para tratar los datos personales que se suministren en desarrollo de la relación laboral, durante todo el tiempo de permanencia en la entidad y después de terminada la relación siempre y cuando exista un deber de conservación legal o contractual por parte de AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD S.A.S. La autorización de tratamiento de datos personales se otorga por parte del empleado dentro de lo descrito en la presente Política de Protección de Datos Personales, que es conocida y se ajusta a lo prescrito en la ley 1581 de 2012. Algunas de estas labores se realizan en cumplimiento de un deber legal y contractual y por tanto el tratamiento de datos personales se entiende incluido en las mismas. Para las personas que no son seleccionadas, se conservará su información con el fin de ser analizados a futuro en vacantes diferentes a las inicialmente aplicadas.

DATOS SENSIBLES: Con ocasión del tratamiento de datos de empleados, ex empleados y aspirantes a vacantes laborales podrán tratarse datos personales sensibles, los cuales se administrarán bajo las condiciones señaladas en la presente Política y bajo autorizaciones expresas de cada uno de los titulares de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

Así mismo garantizamos el derecho de reclamo, a las bases de datos para la corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicable. El reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:

5.2. DERECHOS DE LOS TITULARES.

Los Titulares de los Datos Personales registrados en las Bases de Datos de AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD S.A.S., tienen los siguientes derechos:

  1. a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Estos derechos los podrán ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD S.A.S., para su recopilación, almacenamiento o tratamiento, salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
  3. c) Ser informado respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales por AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD S.A.S., o el encargado del tratamiento, previa solicitud.

) Mediante reclamo presentado conforme al Art. 15 de la Ley 1581 de 2012, puede solicitar la revocatoria de la autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales o en cualquier momento siempre que el titular no tenga el deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD S.A.S., y de acuerdo con el procedimiento señalado en el numeral-4., de la presente Política.

  1. e) Acceder en forma gratuita una vez al mes a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

5.3. PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS Y RECLAMOS

AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD S.A.S., garantiza el derecho de consulta, suministrando a las personas que actúen en ejercicio de este derecho, toda la información contenida en su registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. El responsable de atender las solicitudes en ejercicio de los derechos por parte de los titulares será el área de SERVICIO AL CLIENTE o la dependencia que haga sus veces, como la persona que recibirá, procesará y canalizará las distintas solicitud que se reciban, y las hará llegar a la respectiva dependencia encargada del tratamiento, dependencia que una vez reciba estas comunicaciones, entrara a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberá dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecidos por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD S.A.S., garantiza, que existen diferentes canales de comunicación para el ejercicio de los derechos de los titulares. Los canales para el ejercicio de los derechos son: Datos de contacto. Tels: 3005561865 – 3002161314; sitio web: www.aviacionytecnologiabd.com; e-mail: contacto@aviacionytecnologiabd.com

AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD S.A.S., tiene plena libertad de habilitar nuevos canales que le faciliten el ejercicio de este derecho.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En caso de imposibilidad de atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Así mismo garantizamos el derecho de reclamo, para la corrección, actualización o supresión de la información contenida en las bases de datos, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicable. El reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:

Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, tal como, la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al reclamante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

  1. Si por alguna circunstancia AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD S.A.S., recibe un reclamo dirigido a otra organización, dará traslado a quien corresponda en dicha organización en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al reclamante.
  2. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5.3.1. Reglas especiales para el ejercicio de los derechos de los titulares:

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los canales habilitados por AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD S.A.S., señalados en el aviso de privacidad y en este documento, y contener, como mínimo, la siguiente información:

1) El nombre, domicilio del titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia.

2) Los documentos que acrediten la identidad o la representación de su representante.

3) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.

4) En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

5) AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD S.A.S., tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

5.3.2. Supresión de Datos:

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD S.A.S., la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

- Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.

- Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.

- Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD S.A.S. El titular debe advertir que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

  1. a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  2. b) Obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  3. c) Sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD S.A.S., debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

5.4. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD S.A.S., ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Estas medidas, sus protocolos y procedimientos están contenidos en los respectivos documentos de seguridad de la información, los cuales tienen carácter reservado al uso interno de la organización.

5.5. UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD S.A.S.

Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD S.A.S., la totalidad de su información puede ser transferida al exterior, sujeto a los requerimientos legales aplicables, con la aceptación de la presente política, autoriza expresamente para transferir información personal. La información será transferida, para todas las relaciones que puedan establecerse con AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD S.A.S. Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD S.A.S., tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la relación propia con AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD S.A.S., y solamente mientras ésta dure, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.

AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD S.A.S., también puede intercambiar Información Personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales y civiles, y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, teniendo en cuenta que es necesario o apropiado para:

  1. Cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia
  2. Cumplir con procesos jurídicos
  3. Responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno nacional y distinto a las de su país de residencia.
  4. Hacer cumplir nuestros términos y condiciones
  5. Proteger nuestras operaciones
  6. Proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros
  7. Obtener los recobros o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

5.6. PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS:

El periodo de vigencia de las bases de datos será el mismo periodo de vigencia de la sociedad AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD S.A.S., salvo aquellas bases cuya finalidad sea para una actividad puntual de única vez y su vigencia será hasta la finalización de dicha actividad.

5.7. OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS

De acuerdo al artículo 2.2.2.25.4.4 del Decreto 1074 del 2015, todo responsable y encargado debe designar a una persona o área que “asuma la función de protección de datos personales” y que “dará trámite a las solicitudes de los titulares”, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la ley 1581 del 2012, por lo tanto, AVIACIÓN Y TECNOLOGÍA BD S.A.S. ha designado como Oficial de Protección de Datos al Jefe de servicio al cliente.

5.8. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA

La presente política rige a partir del 25 de Junio de 2017. Cuándo los términos de la política de privacidad cambien en lo esencial, por regla general se obtendrá una nueva autorización en la forma establecida a través del medio usual de contacto entre la empresa y los titulares. Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de: La web www.aviacionytecnologiabd.com Correo electrónico enviado a los titulares: para los titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de avisos abiertos en la sede de la empresa.